Teambesprechungen effektiv leiten - Methodentipps für Teamsitzungen

So klappt es mit der Teambesprechung! Für fast jeden Mitarbeiter gehören regelmäßige Teambesprechungen  und Teamsitzungen zum Büroalltag. Damit Ihre Teambesprechungen produktiv und lösungsorientiert verlaufen finden Sie hier Anregungen, Hintergrundwissen und Methodentipps für Ihre Meetings.

Hintergrundwissen zu Teambesprechungen
Methodentipps für Teamsitzungen
Downloads für Teambesprechungen
Teambesprechungen gestalten - Schulungen für Sie und Ihr Team

Hintergrundwissen rund um Teambesprechungen

Was sollten Sie zu Teambesprechungen wissen? Anhand gängiger Fragen finden Sie hier Infos, wofür Teammeetings sinnvoll sind, wie perfekte Teambesprechungen ablaufen, wie Sie sie planen können und vieles mehr. Schlechte Erfahrungen mit Teambesprechungen hat so ziemlich jeder schon gemacht. Insofern hat zum Glück auch jeder Ideen, was er anders machen würde und welche "Fallen" es zu vermeiden gilt. Dass wir dennoch ab und zu hineinfallen, sei verziehen - Hauptsache, wir verbessern uns!

Warum sind Teambesprechungen wichtig?

Teambesprechungen sind ein wichtiges Steuerungselement in einem Unternehmen, da sie dafür sorgen, dass die Teams die Ziele nicht aus den Augen verlieren und Abstimmungsprozesse untereinander erfolgen können. Das Ziel einer Teambesprechung ist es also, dass die Maßnahmen, an denen die unterschiedlichen Mitarbeiter arbeiten, sauber und konfliktfrei ineinander greifen - im Rahmen einer Teamsitzung können Schnittstellen geklärt und Zeitpläne abgestimmt werden. Doch nicht nur für direkte Abstimmungsprozesse sind Teammeetings sinnvoll, sie können zudem genutzt werden, um kontinuierliche Verbesserungsprozesse am Laufen zu halten oder um neue Ideen und Produkte zu entwickeln. Zudem sind sie wichtig für die Teamkultur und das schnelle Ausräumen und Beseitigen von Missverständnissen, Konflikten und Gerüchten. Perfekte Teambesprechungen bringen also viele Vorteile!

Was sind typische Fallen bei Teambesprechungen?

Manchmal haben Meetings die Tendenz aus dem Ruder zu laufen. Sie sind ineffizient, produzieren Kosten, Langeweile und Frustration. Hierfür kann es ganz verschiedene Gründe geben. Hier ein paar Beispiele:

  • Die Teamsitzung hat weder eine klare Zeit- noch Inhaltsstruktur.
  • Mitarbeiter wie Führungskräfte nutzen die Meetings als Bühne zur Selbstdarstellung.
  • Alles ist im Prinzip schon entschieden und wird nur scheinbar diskutiert.
  • Andere Meinungen und Ideen zählen nicht.
  • Es wird nur viel diskutiert, aber keine Entscheidungen getroffen.
  • Eine Visualisierung fehlt.
  • Die Dokumentation fehlt.
  • Es werden Entscheidungen getroffen, die nicht umgesetzt werden.
  • Mitarbeiter können beim Thema nicht mitreden.

Trifft einer der Punkte auf Ihre Meetings zu? Dann fangen Sie an, umzusteuern und die Besprechungskultur Ihrer Teambesprechungen und Meetings zu ändern! Sie werden schnell die Verbesserungen wahrnehmen.

Was ist bei Teambesprechungen zu beachten? 10 Tipps & Regeln für gute Teambesprechungen

Aus den beschriebenen "Fallen" und Beobachtungen ergeben sich folgende 10 Tipps und Regeln für effiziente Teammeetings, die Sie bei der Vorbereitung und Planung der Teambesprechung im Blick haben können: 

  1. Führen Sie Ihre Teambesprechung regelmäßig zu vorher festgelegten Terminen durch, z.B. jeden zweiten Mittwoch um 10 Uhr. Dieser Termin hat gegenüber anderen Terminen Priorität! Geben Sie Ihrem Meeting zudem eine klare Zeitbegrenzung. Gerade bei Teamsitzungen in kurzen regelmäßigen Abständen reichen meist 30 - 60 Minuten aus.  Wichtig: Beginnen Sie pünktlich – egal, ob alle da sind oder nicht, und enden Sie spätestens zur angegebenen Zeit!
  2. Stimmen Sie vorher eine Agenda ab, fertigen Sie eine Themenliste an und fordern Sie vorbereitete Mitarbeiter, die Ihnen schon vorher ihre Themen für die Teambesprechung einreichen.
  3. Auf der Teambesprechung werden die Punkte besprochen, die alle Teilnehmenden angehen. Ggf. teilen Sie das Meeting auf Themen und Teilnehmende auf!
  4. Grundsätzlich ist bei dem Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ Vorsicht geboten. Im Punkt „Sonstiges“ sammeln sich häufig eine Vielzahl von Punkten und da sie vorab nicht bekannt sind, entziehen sie sich der Planbarkeit. So kommt es, das dieser Tagungsordnungspunkt gerne mehr Zeit frisst, als alle anderen Punkte vorab.  „Sonstiges“ ist zudem die Einladung für alle, die sich vorab keine Gedanken machen und dieses auch anderen nicht ermöglichen wollen. D.h. hier diskutieren dann alle nur aus dem „Bauch heraus“. Das kostet Zeit und führt häufig zu Fehlentscheidungen, die später überdacht werden müssen, und zu Stress.
  5. Durchaus vielversprechend: Meetings im Stehen, v. a. bei kurzen Meetings und schnellen Abstimmungsprozessen, können mehr Energie enthalten, sind durch den schnellen Austausch häufig dynamischer und dadurch ggfs. produktiver. Allerdings ist ein schneller Austausch nicht für jeden Mitarbeiter etwas: Bei schnellen Meetings fühlen sich v. a. die Proaktiven angesprochen, während die Reaktiven, die zunächst über das Gesagte nachdenken und es tiefer durchdringen wollen, weniger Möglichkeiten haben, sich einzubringen. Also gut abwägen und die Methode der Meetings im Stehen gezielt einsetzen bzw. bewusst ausprobieren. Was häufig Wunder wirkt: Längere Teambesprechungen in mehrere Phasen teilen, wovon eine (oder mehr) dann im Stehen stattfindet und für bewegung und Perspektivwechsel sorgt.
  6. Klare, strukturierte Moderation. Dabei kann sowohl die Führungskraft wie einer der Teilnehmenden der Moderator sein. Wichtig ist, dass beide immer die garantierten Energiegeber für die Teambesprechung sind.
  7. Übrigens: Der Moderator regelt auch, dass persönliche, nicht sachbezogene Diskussionen an einer anderen Stelle und nicht im Teammeeting stattfinden! Dies ist eine wichtige Regel für Teambesprechungen. Ggf. moderiert er diese Diskussion dann auch.
  8. Visualisierung der Tagesordnung und Dokumentation der Ergebnisse in Form eines Protokolls. Die Visualisierung sorgt für Orientierung/Sicherheit und die Dokumentation der Ergebnisse schützt vor „Vergesslichkeit“, schafft Transparenz und ermöglicht eine gute Ergebniskontrolle.
  9. Lebende Besprechungsregeln festlegen. Besprechungsregeln, also Regeln der Teamsitzung, sind notwendig. Nicht immer müssen sie jedoch von der Führungskraft als „Verwaltungsakt“ vorgegeben werden. Und in manchen Gruppen sind Regeln wie „nicht dazwischen reden“ eh selbstverständlich. Hilfreich ist ein Plakat, auf dem jeder Teilnehmende Regeln für die Besprechung dann notieren kann, wenn sie anfallen. "Lebend" heißt dabei: Es kann immer wieder etwas notiert oder auch gestrichen werden (weil es inzwischen gelebt wird). 
  10. Aktivierende Fragen nutzen, statt Agenda-Punkte abarbeiten oder Vorschläge referieren. Wenn Sie fragen „wie können wir X lösen“ oder „was können wir tun um Y zu vermeiden“, erreichen Sie bei den Teilnehmenden der Teambesprechung Beteiligung und Interesse. 
  11. Regelmäßig überprüfen, ob die Teambesprechung in dieser Form noch zielführend ist und ggf. ändern! Routinen sind nicht immer sinnvoll und manchmal sogar kontraproduktiv. Daher bei sich selbst und bei den Teilnehmenden regelmäßig prüfen, ob das Ziel des Meetings noch erreicht wird oder ob es ein Treffen um des Treffens Willen geworden ist.

Was tun, wenn manche Teammitglieder sehr still sind?

Wenn sich Mitarbeiter in einer Teambesprechung grundsätzlich nicht oder wenig beteiligen und Sie das Gefühl haben, das alles von Ihnen kommen muss, dann ist meist eine Kombination aus Gründen (Angst, fehlendes Selbstbewusstsein, Frustration, Unverständnis, fehlende Wertschätzung, …) ausschlaggebend. Sie können hier viel erreichen, wenn Sie:

  •  Rechtzeitig über das Meeting informieren, so dass sich auch die Mitarbeiter, die zunächst Zusammenhänge tiefer durchdenken, ehe sie sprechen, vorbereiten können.
  • Eine entspannte, angemessene Atmosphäre schaffen.
  • Aktiv dafür sorgen, dass jeder zu Wort kommt.
  • Auf die Gesprächsregeln achten.
  • Neue ermutigen.
  • Sich selbst mit Ihren Ideen zurück stellen.
  • Fragen stellen und moderieren.
  • Unterschiedliche Meinungen zulassen und diskutieren.
  • Beteiligung loben.
  • Auf nonverbale Signale achten und direkt ansprechen.

Was sind Themen für die Teambesprechung?

In der Teambesprechung werden Themen bearbeitet, die für das ganze Team relevant sind. Sie dient einem guten Informationsaustausch, so dass alle im Boot sind und die Richtung klar ist, in die es gehen soll. So werden Schnittstellen sauber geklärt, Ziele besprochen und Lösungen für aufgetretende Probleme erarbeitet. Auch kreative Teamsitzungen sind möglich, bei denen z.B. Ideen für neue Produkte entwickelt werden. Wichtig ist, dass die Themen der Teamsitzung frühzeitig den Teammitgliedern bekannt sind, so dass sie sich optimal vorbereiten können.

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Tipps & Methoden für die Teambesprechung & Teamsitzung

Hier finden Sie eine kleine Toolbox mit Aktionen und Methoden, um Ihre Teamsitzung lebendig und produktiv zu gestalten! Je nach Teamzusammensetzung, Beziehungskultur und Stimmungslage (Stress, Teamkonflikte,...), werden Sie mal die eine, mal die andere Methode für Teamsitzungen für sich entdecken können. Wir wünschen viel Spaß!

Redezeit-Kontingente - Methodentipp Teamsitzung 1

Wer hat das noch nicht erlebt? In einer Teambesprechung nimmt immer wieder der selbe Teilnehmende viel Redezeit ein und "überrollt" quasi die anderen, während diese kaum zu Wort kommen. Hier kann die kurzzeitige Einführung eines Redekontingents hilfreich sein:

Teilen Sie jedem Teammitglied die gleiche Menge an Legosteinen zu. Jeder Stein steht für eine Minute Redezeit. Pro Minute ist vom Redner ein Stein abzugeben.
Redet jemand viel, aber es finden alle interessant und wollen, dass er/sie weiter redet? Wenn bei dem Vielredenden die Steine knapp werden, können andere mit Steinen aus ihrem Kontingent aushelfen und die Person am Reden halten. Wenn nicht, ist jemand anderes dran.

Wann sollten Sie die Methode NICHT einsetzen? Wenn alles gut läuft. Wenn die Diskussion dadurch gehemmt wird.
Häufig reicht auch ein kurzer Durchgang, um den besonders aktiven Rednern bewusst zu machen, dass es mal ganz gut sein kann, anderen mehr Raum zu lassen.

Denkblockaden lösen & Blickrichtungen wechseln - Methodentipp Teamsitzung 2

Eine Methode, die wir sehr lieben, wenn die Suche nach Problemlösungen ins Stocken gerät oder wir eine Situation aus zu engem Blickwinkel betrachten, besteht in der Frage: "Was würde ... sagen?"

Das Vorgehen: Überlegen Sie sich welche Figuren das Team zu Sichtweisen anregen können, die im Rahmen der Teambesprechung neue Horizonte eröffnen. Legen Sie für jede Figur eine kleine Karte an, auf der sie abgebildet ist. Zum Beispiel: Oma, Pipi Langstrumpf, ein Alien, Häuptling Sitting Bull, der Eisverkäufer Luigi, ein Überlebender einer wirklichen Katastrophe, ... Nehmen Sie dann jeweils zu zweit die Rolle dieser Person ein und überlegen sich: Was würde "Pipi Langstrumpf" sagen? Stellen Sie sich gegenseitig die Einfälle vor und ziehen im Anschluss alle spannenden Ansätze heraus!
Viel Spaß bei dieser kreativen Teambesprechung!

Gefühle klären - Methodentipp Teamsitzung 3

Hier ein Methodentipp für die Teambesprechung, der dazu dient, auch auf emotionaler Ebene eine gemeinsame Basis zu finden und Gefühlen gezielt einen Raum zu geben, damit sie nicht den eigentlichen Sitzungsverlauf stören. Und damit sich das Verständnis füreinander erhöht.

Breiten Sie in der Mitte des Raumes "Gefühlskarten" aus, so dass sie jeder gut sehen kann. (Wir nutzen hierfür gerne das Kunstkarten-Set "Heute bin ich" von Mies van Hout, aber Sie können natürlich auch andere Fotos oder Karten benutzen, die Gefühle spiegeln.)
Bitten Sie Ihr Team der Reihe nach eine Gefühlskarte zu ziehen und kurz zu erläutern, wie sie sich fühlen und was für sie dahinter steckt. Die anderen Teammitglieder hören aufmerksam zu. So bekommt jeder einen guten Eindruck, wo die anderen gerade emotional stehen.

Nicht länger als ein Streichholz brennt! - Methodentipp Teamsitzung 4

Langredner auf der Teamsitzung?
Wenn Sie nur eine kurze Runde machen wollen, hilft dieser Methodentipp:

Erklären Sie den Teammitgliedern, dass an dieser Stelle nur ein kurzes "Blitzlicht" ansteht. Damit es allen leichter fällt, sich an ein Zeitlimit zu halten, geben Sie eine Streichholzschachtel rum. Nacheinander nimmt jeder einen Streichholz, entzündet ihn und darf sprechen, bis er abgebrannt ist, und gibt dann die Streichholzpackung weiter.

Kopfstand: „Probleme sind Lösungen, die auf dem Kopf stehen“ - Methodentipp Teamsitzung 5

Mit dieser Methode laden Sie die Teilnehmenden der Teamsitzung zu einem Perspektivwechsel ein. Sie ist gut nutzbar, wenn die Teilnehmenden nicht wissen, wie man etwas besser machen kann, aber konkrete Ideen haben, wie es schlechter geht. Über die „Verschlimmerung“ der derzeitigen Situation eröffnen sich neue Lösungswege.

So gehen Sie vor:
Bitten Sie Ihre Teilnehmenden sich auf ein Experiment einzulassen, das erst einmal ziemlich verrückt wirkt. Das Experiment ist nicht einfach, aber wirksam! Benennen Sie kurz die eigentliche Fragestellung, an der gearbeitet werden soll. Kehren Sie dann die Fragestellung ins Gegenteil um und schreiben Sie sie gut sichtbar an der Pinnwand auf, z.B.

„Wie können wir die Teamarbeit verschlechtern?“
„Wie können wir die Transparenz von Informationen im Unternehmen reduzieren?“
„Wie können wir die gemeinsame Werthaltung torpedieren?“

Sammlen Sie nun gemeinsam mit Ihrem Team möglichst konkrete und detailreiche (!) Vorschläge zur Verschlimmerung der Situation und lassen Sie die Einfälle auf Karten schreiben und zu der Frage hängen. Je genauer die Vorschläge sind, desto besser lässt sich damit weiterarbeiten.

Nach dem Sammeln der Ideen hängen Sie die Ursprungsfrage wieder auf. Welche konstruktiven Ideen lassen sich aus den Lösungsvorschlägen ziehen? Sammlen Sie auch diese auf Karten und hängen sie zu der Ursprungsfrage. Viel Spaß und Erfolg!

Ab in die Zukunft! - Methodentipp Teamsitzung 6

Noch ein Methodentipp für die Teambesprechung. Begeben Sie sich mit Ihrem Team in die Zukunft, um Ihr Ziel lebendig werden zu lassen und Maßnahmen zu planen!
Der Vorteil: Das Ziel, das Sie sich gemeinsam ausmalen, ist immer positiv. Und das wirkt sich positiv auf die Teamdynamik und Teambesprechung aus: der positive Blick befreit, lässt Kreativität wachsen und motiviert!

Wie gehen Sie als Teamleiter vor?
Ganz einfach. Bitten Sie alle Teammitglieder sich entspannt hinzusetzen und sich vorzustellen, dass das gemeinsame Vorhaben/Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde. Dazu machen Sie quasi eine Reise in die Zukunft und blicken von dort auf Ihr Vorhaben zurück. Nehmen wir einmal an, das gemeinsame Vorhaben wäre ein "Tag der offenen Tür". Vielleicht berichten dann die Teammitglieder aus der Zukunft: "An dem Infotisch drängeln sich die Besucher." oder "Es wird viel getanzt und geklönt".
Nun interviewen Sie die Teilnehmenden: "Petra, du freust dich gerade, dass am Infotisch so viele Gäste stehen. Was ist das Besondere daran?" - "Eigentlich ist da immer wenig los und nur an den Getränkestationen sind viele Leute" - "Was haben Sie gemacht, damit nun so viele am Infotisch stehen?"
Notieren Sie nun an der Flipchart alle Ideen aus dem Team, wie es zu dem Wunsch-Ergebnis gekommen ist. Gehen Sie immer mehr ins Detail - und schon steht der Maßnahmenplan!

Es erfordert zunächst einmal Mut, doch Geschichten sind eine faszinierende Methode, um alte Denkmuster zu überwinden und neue Blickrichtungen und Ideen zu ermöglichen. Denn Geschichten lassen Muster erkennen und so "das Komplizierte einfach und das Wirre klar werden". Hier entsteht eine kleine Sammlung unserer Lieblingsgeschichten für Teambesprechungen, Coachings und Seminare.

Stimmungsbarometer auf der Teambesprechung - Methodentipp Teamsitzung 8

Sie wollen wissen, wie Ihre Teammitglieder zu bestimmten Fragestellungen stehen? Probieren Sie die Methode "Stimmungsbarometer" auf Ihrer nächsten Teambesprechung aus!
Schreiben Sie die Aussage, um die es Ihnen geht, gut sichtbar an die Pinnwand. Zum Beispiel "Die Arbeit ist bei uns im Team gut verteilt" oder "Ich weiß, was die Aufgabe von jedem Einzelnen ist". Legen Sie anschließend drei Emotionscards anhand einer Linie im Raum aus: Ein lachendes, ein neutrales und ein unzufriedenes Gesicht.
Um ein Stimmungsbild einzuholen, forderen Sie jetzt die Teammitglieder auf, sich entlang der Linie zu positionieren. Wer der Aussage voll zustimmt, stellt sich an das eine Ende, wer sie ablehnt, ans andere. Gehen Sie anschließend ins Gespräch, welche Gedanken, Sorgen, Ängste oder Freuden die Teilnehmenden bewogen haben, sich so zu positionieren, wie sie es gerade getan haben.

Diese Methodentipps für Teamsitzungen und Teambesprechungen werden regelmäßig ergänzt. Besuchen Sie uns daher wieder - wir freuen uns drauf!

Teams entwickeln? Hier Kontakt aufnehmen!

Zusatzdownloads für produktive Teambesprechungen

Hier finden Sie zusätzliche Downloads und Seiten, die Sie als Arbeitsgrundlage nutzen können. So z.B. eine Protokollvorlage für Teambesprechungen oder eine Checkliste, damit Ihre Teambesprechung rund läuft.

Wie mache ich ein Protokoll von der Teambesprechung? - Download Protokollvorlage

Bei Protokollen von Teambesprechungen sind ein paar Formalien zu beachten, wie z.B. eine Auflistung der anwesenden und entschuldigten Personen. Sind alle Formalien ausgefüllt, geht es v.a. darum, dass jeder die besprochenen Fakten schnell wiederfindet und auf einen Blick sieht, welche Aufgaben er übernommen hat. Aus diesem Grund empfehlen wir eine Spalte mit "Wer? Bis wann?" einzufügen.

Aber Achtung: Die Teamleitung oder Besprechungsleitung sollte beim Start der nächsten Sitzung eine Protokollkontrolle durchführen, um zu sehen, ob alles wie besprochen erledigt wurde oder ob Probleme aufgetreten sind, für die noch Lösungen gefunden werden müssen. Hier eine Vorlage für das Schreiben eines Teambesprechung-Protokolls! Sie können die Vorlage auch gerne nutzen, um für sich mehr Klarheit in Bezug auf die Frage "Wie läuft eine Teambesprechung ab?" zu gewinnen.

Mir neun Fragen können Sie Schritt für Schritt Ihre Teamsitzung angehen und haben die wichtigsten Punkte immer auf dem Schirm! Eine Checkliste für Führungskräfte und Mitarbeiter.

Schulungen & Seminare: Teamsitzungen lebendig und effektiv gestalten

Eine produktive und wertschätzende Besprechungskultur will erst einmal gelernt sein! "Schablonen" gibt es dafür nicht, denn jedes Team ist anders. Wir unterstützen Sie gerne darin, einen sinnvollen Ablauf für Ihre Teambesprechungen zu entwickeln und gemeinsam mit Ihrem Team in einem Teamworkshop Regeln aufzustellen oder einen wertschätzdenen Umgang zu erfahren und zu trainieren.

Neben individuellen Beratungsangeboten und Teamworkshops bieten wir zudem regelmäßig Fortbildungen mit Methodentipps für eine lebendige Teambesprechungskultur an. Sie wollen Ihren Ideenfundus und Methodenkoffer erweitern? Dann sind Sie bei diesen Seminaren zu  Teambesprechungen richtig.

Schicken Sie uns eine Email - wir rufen Sie für ein unverbindliches Vorgespräch so bald wie möglich zurück. Ihr Ansprechpartner: Stefan Schulz, stefan.schulz@coniunctum.de

Beratung, Coaching oder Training für perfekte Teambesprechungen gewünscht?

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Ihr Ansprechpartner: Stefan Schulz.
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Oder versuchen Sie es telefonisch - wir sind viel unterwegs, aber Sie können natürlich auch gerne eine Nachricht hinterlassen. Oder Sie erwischen uns sogar direkt! Tel. 0551 - 99 614 79