Retrospektive als Coaching-Intervention für Teams

Raum für regelmäßige Lernprozesse erschaffen

Eine wichtige Grundlage der agilen Arbeitsweise ist, dass Mitarbeiter, Führungskräfte, Teams und Bereiche in den Organisationen sich selbst und ihr Handeln regelmäßig hinterfragen und reflektieren - mit dem Ziel, kontinuierlich zu lernen und besser zu werden. Dies funktioniert mit dem schönen Format „Retrospektive“. 

Viele Unternehmen führen bereits jetzt „Evaluations-Workshops“ oder „Lesson Learned Meetings“ am Ende eines Projektes durch. Doch wäre es nicht effektiver, man würde kontinuierlich Verbesserungen regelmäßig, während des Projektablaufes herausarbeiten und im weiteren Verlauf bereits anwenden? Man gliedert damit den Gesamtprozess in ein sich selbst weiterentwickelndes Ganzes. Probleme, Risiken oder Fehler werden sehr schnell erkannt und es können Lösungen gefunden werden, die direkt in das laufende Projekt einzahlen. Die Retrospektive schafft eine Gelegenheit, um im Team zu lernen und besser zusammenzuarbeiten. Sie bietet Zeit, um außerhalb der täglichen Routine, über vergangene Ereignisse und Verhaltensweisen nachzudenken.

Retrospektiven kann man sich als Haltestellen in einem Projekt, verknüpft mit einer kurzen Pause und ggf. Umsteigpunkten in ein schnelleres Transportmittel, vorstellen. Es sind relativ kurze und regelmäßige Treffen des Teams (z. B. 1 Stunde alle 2 Wochen). Man nimmt sich die Zeit, um während des Projektes dessen Ablauf zu reflektieren.

Fragestellungen und Ziele

Als Basis der Retrospektive dienen grob die drei Fragen:

  • Was hat gut geklappt?
  • Was hat nicht gut geklappt?
  • Was werden wir von nun an anders machen?

Das Ziel einer Retrospektive ist immer Verbesserung. Das Team soll in der Retrospektive die gerade wichtigen und sensiblen Verbesserungspotentiale erkennen und Optionen erarbeiten, um aus eigener Kraft kleine Schritte in Richtung dieser Verbesserung zu gehen. Eine Retrospektive ist genau dann erfolgreich, wenn sie das Team ein bisschen erfolgreicher macht.

Als Teilnehmer kommen in der Retrospektive alle die Personen (wichtig: auch teamübergreifend!) zusammen, die gemeinsam an einem bestimmten Ziel (z.B. Projekt arbeiten). Sie werden in dem Treffen von einem Moderator unterstützt (z.B. Srum-Master)

Phasen und Regeln der Retrospektive

Eine Retrospektive hat relativ klare Regeln/Phasen, die eine Grundlage für gute Ergebnisse schaffen:

  1. Voraussetzungen schaffen: Ziele definieren; Leute „ankommen“ lassen

  2. Daten sammeln: Sich zusammen erinnern und einen gemeinsamen Pool an Infos aufbauen (jeder sieht die Welt ein bisschen anders). Welche Informationen oder Daten stehen zur Verfügung?

  3. Einsichten haben: Warum ist alles so gekommen wie es kam? Gibt es Muster? Was ist das „Big picture“? Es geht vor allem darum, in die Tiefe zu gehen und herauszufinden, warum ein Problem da ist. Ziel ist hierbei, neue Erkenntnisse zu gewinnen und nicht nur Symptome zu bekämpfen.

  4. Aktionen beschließen: Mit welchen konkreten Schritten kann das Team Verbesserungen erzielen?

  5. Abschließen: Wie geht es nun weiter? Wertschätzen; Klaren Schlusspunkt setzen; Was kann man an der Retrospektive selbst verbessern?

Mit welchen Methoden genau das Team in den Phasen zu seinen Ergebnissen kommt, hängt von der Situation, der Teamkompetenz und dem Methodenwissen des Moderators ab.

Bei unseren Recherchen sind wir auf die ganz wunderbare Datenbank von Corinna Baldaufs www.retromat.org gestoßen. Hier kann man für die einzelnen Phasen unterschiedliche Methoden miteinander kombinieren. Dabei muss jedoch stets der gekonnte Umgang mit der Methode Vorrang vor einem „Methoden-Hopping“ haben. Eine Methode ist nun einmal grundsätzlich nur so gut wie ihr Ergebnis!