Teamarbeit und Teambesprechungen zu Corona-Zeiten

Corona-Lockdown ... und wieder sind fast alle im Homeoffice ... 
Wie können Sie als Teamleiter oder Teammitglied mit der Situation, ein Team im homeoffice zu steuern oder ihm anzugehören, am besten umgehen? Wie verändert sich das Kommunikationsverhalten und worauf sollten Sie bei Teambesprechungen besonders achten? Die gute Nachricht: Selbst die Corona-Krise bietet Chancen für bessere Teamarbeit, die sich auch nach der Pandemie noch auszahlen werden!

Das Homeoffice führt für alle Beteiligten zu komplett neuen Herausforderungen. Und auch wenn die Coronakrise uns nun schon länger im Atem hält, hören wir immer wieder von Mitarbeitenden, die noch vor etlichen Herausforderungen stehen. 

Technische und logistische Herausforderungen

Zunächst einmal gibt es natürlich viele logistische Fragen zu klären.

• Sind alle mit der entsprechenden Technik für Videokonferenzen versorgt? PC, Headset, Kamera, Internetzugang?
• Haben alle die Möglichkeit in ihrer Wohnung einen ruhigen Ort mit Schreibtisch zu finden? (Sind die Kinder versorgt?)
• Welche online-Tools sind hilfreich? Praktisch bewährt haben sich bei uns zum Beispiel Teams, Zoom und Jitsi. Sind sie sauber installiert? Über welche Datenschutzrichtlinien müssen diesbezüglich alle Mitarbeitenden Bescheid wissen?
• Kommt jede/r mit den Tools klar oder ist zunächst eine Unterstützung erforderlich? Gab es bereits Möglichkeiten, sich spielerisch und ohne Druck mit der Technik auseinander zu setzen und zu üben? Wenn nein, unbedingt nachholen!

Der Mensch steht im Mittelpunkt

Die Technik steht?
Spätestens dann rückt direkt der Mensch in den Mittelpunkt! Denn du kannst dir sicher sein, dass deine Mitarbeitenden beunruhigt sind. Alles ist so ungewiss - sie brauchen in der Führungskraft einen Menschen, der Zuversicht vermittelt und beruhigt. Meine häufigsten Sätze dazu in den letzten Tagen: "So und so schätzen wir die weitere Entwicklung ein. ... Wir werden uns jetzt also so aufstellen, dass wir online und offline als Team funktionieren. Keine Sorge, wir gehen alles Schritt für Schritt an. Wir schaffen das und können zudem vieles an Strukturen verbessern, was uns auch nachher helfen wird... "

Für manche ist es zudem sehr herausfordernd, zuhause zu arbeiten und den Tag dabei effizient zu strukturieren. Für die einen, weil die Kinder wissen wollen, wo die Hose ist und was es zu essen gibt und wann endlich.... oder Hilfe beim Neustart des Programms im Homeschooling benötigen, weil es sich wieder aufgehängt hat ... Für die anderen, weil die Struktur, die durch den Weg zur Arbeit und das Büro aufgebaut wurden, plötzlich fehlen. Eine Umgewöhnungszeit benötigt hierfür jede/r - und manche Mitarbeitenden sollten Sie dabei besser zusätzlich unterstützen, einen guten Weg zu finden, ehe die Psyche leidet.

Was hilft deinen Mitarbeitenden? In unserer Erfahrung sind es folgende Punkte:

• Das Gefühl, gebraucht zu werden. Die Arbeit muss weitergehen, weil die eigene Rolle auch weiterhin wichtig ist. Oder weil neue Tätigkeiten unbedingt umgesetzt werden müssen.
• Klare Startzeiten, zu denen man online geht und einen "Guten Morgen" in die Runde schickt. Klare Pausenzeiten. Klare Endpunkte "Ich bin für heute durch  - wünsche euch einen schönen Feierabend!". Übrigens: Vielen hilft es, als "Ersatz" für den Weg zur Arbeit einmal um den Block zu gehen. Auch das gibt dem Tag Struktur.
• Täglicher Jour fix mit dem Team der engeren Kollegen. Dabei sollte es Raum für den alltäglichen Austausch geben, quasi wie eine gemeinsame Kaffeepause in der Küche. Wir machen dies für 20 Minuten, es wird geplaudert, wie es wem geht, wer sich Sorgen macht oder was Lustiges erlebt hat.
• Regelmäßige Team-Video-Konferenzen anstelle der bisherigen Teamsitzungen vor Ort. Dazu unten mehr.
• Eine gute Betreuung durch die Führungskraft, die mit jedem mal spricht und den Kontakt sucht und hält. Die vernetzt und ermutigt. Und immer wieder einen positiven Blick auf die Situation ermöglicht - das negative Gedankenkarussel beherrschen die meisten Mitarbeitenden leider von selber, das positive oder lösungsorientierte Denken musst du immer wieder vermitteln, bis es gelernt ist!

Klingt nach mehr Arbeit? Ja, das ist es wohl auch für die Führungskraft. Aber so wird dein Team weiter brillieren. Und nach und nach trägt sich das Team auch selbst!

• Wir empfehlen dir unbedingt die Video-Funktion zu nutzen! So sehen sich alle, jedem ist klar, wer redet, die Mimik ist sichtbar - und das Gefühl von Nähe kann entstehen. Außerdem ist die Hemmschwelle so größer, nebenbei Mails zu beantworten und sich ablenken zu lassen.
• Schicke am besten vorher schon die Frage herum, wer Tops einbringen möchte, so dass du eine Agenda vorab zugänglich machen kannst. Ob online oder offline, eine gute Struktur hilft immer!
• Wenn dann alle da sind gelten die meisten Regeln für Teambesprechungen auch weiterhin. Diese findest du hier: Teambesprechungen leiten.
• Auch die Fallen bei Teambesprechungen sind die gleichen geblieben - als Moderator achte v.a. darauf, dass alle dabei sind und sich nicht störend  ins Wort fallen. Denn während wir in einem Gespräch vor Ort sehr schnell entscheiden können, ob der Partner nur eine Sprechpause macht oder ob er seine Rede beendet hat, kann man bei einem Online-Meeting diesen Unterschied nicht sofort erkennen, weil die Unterbrechung auch eine Übertragungsverzögerung sein kann. Es muss also bewusst darauf geachtet werden, dass die spontane Antwort auf eine Rede nicht den anderen unterbricht.
• Labere nicht zu viel. Interessanter Weise ist die Geduld bei Videokonferenzen deutlich geringer, als wenn man sich persönlich trifft. Ganz einfach weil die "Ablenkung" so nah ist. Es steht so viel an, da neigen wir dazu schnell die Mails zu checken, wenn sich die Sitzung gerade mal zieht. Mach es deinen Teilnehmenden etwas leichter fokussiert zu bleiben, indem du die Versuchung, kurz noch etwas anderes zu machen, gar nicht aufkommen lässt. 
• Mit Erstaunen haben wir auf manchen Plattformen gelesen, man solle eine sachliche Atmosphäre wahren und keine Witze machen. Nun, wir haben die Erfahrung gemacht, dass man ruhig auch scherzen kann, wenn die online-Verbindung gut genug ist und keine zu großen zeitlichen Verschiebungen auftreten. Dann wird die Sitzung auch nicht ganz so anstrengend.
• Nicht vergessen: Pausen machen! Viele von uns tappen derzeit in die Falle, von einer Video-Konferenz in die nächste zu stürzen. Es ist ja so wunderbar effektiv, man spart Anfahrtswege, ... - doch halt! Leider werden dadurch auch Zeiten "eingespart", die wichtig sind, um Inhalte nochmal zu strukturieren oder zu verarbeiten. Daher ist es wichtig, zwischendrin Pausen einzuhalten. Übrigens: auch der Rücken/Nacken wird es danken!

An dieser Stelle werden wir euch regelmäßig von Interventionen berichten, die euch das Moderieren von online-Meetings erleichtern können. Immer mit dem Ziel, das Team zusammen zu halten und zu stärken.