Teamarbeit und Teambesprechungen zu Corona-Zeiten

Corona-Lockdown ... und plötzlich sind fast alle im Homeoffice ...

Wie können Sie als Teamleiter oder Teammitglied mit der neuen Situation, ein Team im homeoffice zu steuern oder ihm anzugehören, am besten umgehen? Wie verändert sich das Kommunikationsverhalten und worauf sollten Sie bei Teambesprechungen besonders achten? Die gute Nachricht: Selbst die Corona-Krise bietet Chancen für bessere Teamarbeit, die sich auch nach der Pandemie noch auszahlen werden!

Das Homeoffice führt für alle Beteiligten zu komplett neuen Herausforderungen. Wenn man diese richig angeht, schlummern darin zudem eine Menge Chancen, so dass wir dir als erstes raten möchten: Keine Panik, sei einfach neugierig und aufmerksam, dann geht ihr gestärkt und kompetenter aus der Krise hervor!

Technische und logistische Herausforderungen

Zunächst einmal gibt es natürlich viele logistische Fragen zu klären.

  • Sind alle mit der entsprechenden Technik für Videokonferenzen versorgt? PC, Headset, Kamera, Internetzugang?
  • Haben alle die Möglichkeit in ihrer Wohnung einen ruhigen Ort mit Schreibtisch zu finden?
  • Welche online-Tools sind hilfreich? Praktisch bewährt haben sich bei uns zum Beispiel Skype, Zoom und Jitsi. Sind sie sauber installiert? Über welche Datenschutzrichtlinien müssen diesbezüglich alle Mitarbeitenden Bescheid wissen? Und kommt jede/r mit den Tools klar oder ist zunächst eine Unterstützung erforderlich?

Der Mensch steht im Mittelpunkt

Die Technik steht?
Spätestens dann rückt direkt der Mensch in den Mittelpunkt! Denn du kannst dir sicher sein, dass deine Mitarbeitenden beunruhigt sind. Alles ist so ungewiss und neu - sie brauchen in der Führungskraft einen Menschen, der Zuversicht vermittelt und beruhigt. Meine häufigsten Sätze dazu in den letzten Tagen: "So und so schätzen wir die weitere Entwicklung ein. ... Wir werden uns jetzt also so aufstellen, dass wir online und offline als Team funktionieren. Keine Sorge, wir gehen alles Schritt für Schritt an. Wir schaffen das und können zudem vieles an Strukturen verbessern, was uns auch nachher helfen wird... "

Für manche ist es zudem sehr herausfordernd, zuhause zu arbeiten und den Tag dabei effizient zu strukturieren. Für die einen, weil die Kinder wissen wollen, wo die Hose ist und was es zu essen gibt und wann endlich.... Für die anderen, weil die Struktur, die durch den Weg zur Arbeit und das Büro aufgebaut wurden, plötzlich fehlen. Eine Umgewöhnungszeit benötigt hierfür jede/r - und manche Mitarbeitenden sollten Sie dabei besser zusätzlich unterstützen, einen guten Weg zu finden, ehe die Psyche leidet.

Den Tag im Homeoffice strukturieren

Was hilft deinen Mitarbeitenden? In unserer Erfahrung sind es folgende Punkte:

  • Das Gefühl, gebraucht zu werden. Die Arbeit muss weitergehen, weil die eigene Rolle auch weiterhin wichtig ist. Oder weil neue Tätigkeiten unbedingt umgesetzt werden müssen.
  • Klare Startzeiten, zu denen man online geht und einen "Guten Morgen" in die Runde schickt. Klare Pausenzeiten. Klare Endpunkte "Ich bin für heute durch  - wünsche euch einen schönen Feierabend!". Übrigens: Vielen hilft es, als "Ersatz" für den Weg zur Arbeit einmal um den Block zu gehen. Auch das gibt dem Tag Struktur.
  • Täglicher Jour fix mit dem Team der engeren Kollegen. Dabei sollte es Raum für den alltäglichen Austausch geben, quasi wie eine gemeinsame Kaffeepause in der Küche. Wir machen dies für 20 Minuten, es wird geplaudert, wie es wem geht, wer sich Sorgen macht oder was Lustiges erlebt hat.
  • Regelmäßige Team-Video-Konferenzen anstelle der bisherigen Teamsitzungen vor Ort. Dazu unten mehr.
  • Eine gute Betreuung durch die Führungskraft, die mit jedem mal spricht und den Kontakt sucht und hält. Die vernetzt und ermutigt. Und immer wieder einen positiven Blick auf die Situation ermöglicht - das negative Gedankenkarussel beherrschen die meisten Mitarbeitenden leider von selber, das positive oder lösungsorientierte Denken musst du immer wieder vermitteln, bis es gelernt ist!

Klingt nach mehr Arbeit? Ja, das ist es wohl auch für die Führungskraft. Aber so wird dein Team weiter brillieren. Und nach und nach trägt sich das Team auch selbst!

Teambesprechungen online erfolgreich führen

  • Wir empfehlen dir unbedingt die Video-Funktion zu nutzen! So sehen sich alle, jedem ist klar, wer redet, die Mimik ist sichtbar - und das Gefühl von Nähe kann entstehen. Außerdem ist die Hemmschwelle so größer, nebenbei Mails zu beantworten und sich ablenken zu lassen.
  • Schicke am besten vorher schon die Frage herum, wer Tops einbringen möchte, so dass du eine Agenda vorab zugänglich machen kannst. Ob online oder offline, eine gute Struktur hilft immer!
  • Wenn dann alle da sind gelten die meisten Regeln für Teambesprechungen auch weiterhin. Diese findest du hier: Teambesprechungen leiten.
  • Auch die Fallen bei Teambesprechungen sind die gleichen geblieben - als Moderator achte v.a. darauf, dass alle dabei sind und sich nicht störend  ins Wort fallen. Denn während wir in einem Gespräch vor Ort sehr schnell entscheiden können, ob der Partner nur eine Sprechpause macht oder ob er seine Rede beendet hat, kann man bei einem Online-Meeting diesen Unterschied nicht sofort erkennen, weil die Unterbrechung auch eine Übertragungsverzögerung sein kann. Es muss also bewusst darauf geachtet werden, dass die spontane Antwort auf eine Rede nicht den anderen unterbricht.
  • Labere nicht zu viel. Interessanter Weise ist die Geduld bei Videokonferenzen deutlich geringer, als wenn man sich persönlich trifft. Ganz einfach weil die "Ablenkung" so nah ist. Es steht so viel an, da neigen wir dazu schnell die Mails zu checken, wenn sich die Sitzung gerade mal zieht. Mach es deinen Teilnehmenden etwas leichter fokussiert zu bleiben, indem du die Versuchung, kurz noch etwas anderes zu machen, gar nicht aufkommen lässt. 
  • Mit Erstaunen haben wir auf manchen Plattformen gelesen, man solle eine sachliche Atmosphäre wahren und keine Witze machen. Nun, wir haben die Erfahrung gemacht, dass man ruhig auch scherzen kann, wenn die online-Verbindung gut genug ist und keine zu großen zeitlichen Verschiebungen auftreten. Dann wird die Sitzung auch nicht ganz so anstrengend.
  • Nicht vergessen: Pausen machen! Viele von uns tappen derzeit in die Falle, von einer Video-Konferenz in die nächste zu stürzen. Es ist ja so wunderbar effektiv, man spart Anfahrtswege, ... - doch halt! Leider werden dadurch auch Zeiten "eingespart", die wichtig sind, um Inhalte nochmal zu strukturieren oder zu verarbeiten. Daher ist es wichtig, zwischendrin Pausen einzuhalten. Übrigens: auch der Rücken/Nacken wird es danken!

Mini-Interventionen und Methodentipps in Video-Konferenzen und online-Meetings

An dieser Stelle werden wir euch regelmäßig von Interventionen berichten, die euch das Moderieren von online-Meetings erleichtern können. Immer mit dem Ziel, das Team zusammen zu halten und zu stärken.

Statt Blitzlicht: Die Erfolgsrunde

Viele kennen "Blitzlichter" als einen Tagesordnungspunkt auf Teamsitzungen. In ihnen stellt jede/r Mitarbeitende kurz vor, woran er/sie gerade arbeitet. Leider kann so eine Runde schnell in Belanglosigkeiten abdriften und die Aufmerksamkeit sinkt.

Wir stellen daher gerne eine andere Frage: "Was ist dir in den letzten Tagen besonders gelungen, mit was warst du erfolgreich?" Der Effekt ist überraschend. Zunächst sind wir es nicht gewohnt, unseren Blick auf eigene Erfolge zu richten. Wir müssen also eine ganz neue Perspektive auf die eigene Arbeit einnehmen - und merken dabei sogar, dass wir seit dem letzten Meeting ganz schön viel geleistet haben. Das tut erstmal allen gut. Noch bemerkenswerter ist es aber, dass von Vielen plötzlich ganz andere Inhalte berichtet werden, die sonst unter den Tisch gefallen wären. Und sehr häufig sind wichtige Lernerfahrungen dabei, von denen das ganze Team profitieren kann. So heißt es dann z.B.: "Ich habe endlich das Tool xy in die Gänge bekommen. Damit kann ich jetzt dies und jenes analysieren." - "Oh, das klingt spannend, funktioniert das auch für den Fall xz?"   Oder "Ich habe es geschafft, das Angebot xy fertig zu stellen. Das Besondere daran war..." - "Ach, gut zu wissen, ich habe einen ähnlichen Fall und bin noch auf der Suche nach einer guten Lösung...". 

Worauf du bei dieser Intervention bei online-Settings achten musst? Wenn man zusammen in einer Runde sitzt, kommt bei vielen Berichten automatisch Staunen, Anerkennung oder Begeisterung auf. In der Video-Konferenz reagieren die meisten Mitarbeitenden verhaltender - sie fokussieren sich viel stärker auf das Zuhören und weniger auf den ganzen Menschen. Was tun? Selber loben und auf Freude achten - und ggfs. auch mal sagen: "Hey, ihr dürft auch online klatschen! Haltet euch nicht zurück, wenn ihr jemanden feiern könnt!" Klar soll es nicht mechanistisch und gezwungen werden. Aber den wenigsten ist bewusst, dass sie sich online anders verhalten als offline - da kann ein Hinweis helfen, damit auch die Mitarbeitenden bewusster reagieren können.

Kollaborative online-Tools nutzen

Wie lässt sich bei online-Meetings die Beteiligung erhöhen? Wie können Sie Workshopgruppen an Pinnwänden arbeiten lassen, obwohl doch alle an unterschiedlichen Orten sind? 

Hier lohnt es sich, etwas Einarbeitungszeit und Geld in online-Tools zu stecken. Eine digitale Pinnwand, auf der alle zugleich arbeiten können, bieten zum Beispiel neXboard oder mural. Padlet ist eine kostenfreie Version, allerdings kann sie auch deutlich weniger. 
Für Abfragen und Stimmungsbilder können Sie auf Sli.do zurück greifen. Und digitale Mindmaps ermöglichen mindmeister oder coogle.it. 

Newsticker statt Flurfunk - Die Kommunikation über Teamgrenzen hinweg erhalten

Wenn plötzlich ein großer Teil des Unternehmens im Homeoffice sitzt, achten die Meisten von uns noch recht automatisch darauf, dass die Kommunikation im engeren Team funktioniert. Doch wie sieht es über Abteilungsgrenzen hinweg aus? Wenn vorher diese Art der Kommunikation über den "Flurfunk" oder über Bereichssitzungen abgedeckt wurde, tut sich nun ein Kommunikations-Loch auf.

Unser Tipp: Initiieren Sie einen Newsticker! Mit wenigen Headlines kann es schon gelingen, die anderen Teams so weit informiert zu halten, dass sie grob informiert sind und wissen, wo sie nachfragen können. Wir tragen die Inhalte des Tickers derzeit meist in den Teamsitzungen zusammen und schicken Sie dann als kurze Mail an alle rum.

Die online-Kaffeepause

Für viele ist der Mangel an Kontakten eine der größten Herausforderungen des Homeoffice. Umso wohltuender ist es, sich täglich zu einer gemeinsamen Kaffeepause per Videokonferenz zu treffen. So sehen sich alle, können sich über ihre Herausforderungen und schönen Neuigkeiten austauschen und fühlen sich weiter verbunden. Für Sie als Führungskraft gibt es einen großen Vorteil: Sie sehen alle täglich und können ein Gespür behalten, ob alles rund läuft. Also, auf geht`s! Jeden Tag von 10.30 bis 10.50 Uhr ist gemeinsame Pause!

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser?

Viele Führungskräfte sind keine Fans von Home-Office, da sie nicht mehr sehen und eingreifen können, wenn etwas aus dem Ruder läuft und ein Mitarbeiter z.B. in seinem facebook-Account versinkt, anstatt produktiv zu arbeiten. Zumal es tatsächlich so ist, dass es manchen Mitarbeitern schwer fällt, sich zuhause nicht ablenken zu lassen. Hier steckt die Führungskraft also im Dilemma: Muss ich mitbekommen, wann Pausen genommen werden oder nicht? Wie merke ich, dass ich unterstützend gebraucht werde? Sind alle noch wirklich mit im Boot?

Nun, erst einmal sollte ich mich fragen: Habe ich sonst eigentlich mitbekommen, wann Pausen gemacht wurden, oder nicht? Bin ich gerade ängstlicher als zuvor, ohne dass es dafür einen wirklichen Grund gibt? Geht es wirklich um das Thema Kontrolle - oder vielleicht mehr um das Thema Motivation???

Wenn die Führungskraft regelmäßig per Telefon und Video mit dem Mitarbeiter in Kontakt bleibt, zeigen die Antworten auf Fragen wie "Wie gelingt es dir im Moment, motiviert zu bleiben?" oder "Hast du alles, was du brauchst?" oder "Was ist derzeit dein Wochenziel, wie weit bist du schon?" oder "Mit welchen Störungen hast du zu kämpfen?", ob Handlungsbedarf besteht. Nicht vergessen: Wenn der Mitarbeitende sieht, warum seine Arbeit wichtig ist - auch in Krisenzeiten wie jetzt -, ist die Motivation in der Regel sehr hoch und auch Ablenkungen und Störungen greifen weniger in den Homeoffice-Alltag ein. 

Unterstützung gewünscht, Sparringpartner gesucht?

Teamentwicklung Stefan Schulz

Gerne unterstützen wir Sie bei einem mobilen Teamentwicklungsprozess! Auch Coachings zu kniffligen Situationen führen wir gerne online und Corona-frei mit Ihnen durch!
 
Ihr Ansprechpartner: Stefan Schulz.
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