Checkliste für erfolgreiche Online-Teammeetings

5 Tipps, die Ihnen die Moderation von Team-Meetings erleichtern

Ob wöchentlich, alle zwei Wochen oder in einem anderen Turnus: Team-Meetings leben von einem festen Rahmen, auf den man sich vorbereiten kann, und von guten Methoden, die den Austausch und die kollegiale Beratung fördern. Das gilt sowohl, wenn wir uns in Teamsitzungen im Büro begegnen, als auch in Online-Teammeetings. Worauf also achten?

  1. Online-Teammeetings sind derzeit häufig die einzige Möglichkeit, die Kolleg*innen auch einmal zu sehen und einen etwas persönlicheren Kontakt aufrecht zu erhalten. Achten Sie daher darauf, dass die Kameras angeschaltet sind und begrüßen Sie die online eintreffenden Teammitglieder (wenn es nicht zu viele sind) namentlich und freundlich, wie Sie es vermutlich auch in einer Präsenzveranstaltung tun würden. Nehmen Sie sich selber die kurze Zeit, Ihre Mitarbeiter einzeln und als Menschen wahrzunehmen, anstatt durch die vielen Tagungsordnungspunkte nur durchzurauschen. 
  2. Die Stimmung der ersten Minuten hat meist großen Einfluss auf die gesammte Sitzung. Wenn Sie einen wertschätzdenden Umgang, Offenheit und Freude an der Arbeit mit jedem Team-Meeting ein klein wenig fördern wollen, starten Sie mit einer Erfolgsrunde. Lassen Sie kurz berichten, was sich seit dem letzten Teammeeting Positives zugetragen hat, was zu dem Erfolg verholfen hat und was möglicherweise aus einer Begebenheit gelernt werden konnte. Würdigen Sie die Erfolge und Lernansätze! 
  3. Die Protokollkontrolle vom letzten Teammeeting ist zwar wichtig, aber in der Dynamik nicht der "Hit des Tages". Schauen Sie daher bereits vorher in das Protokoll rein und suchen Sie das Gespräch mit den Mitarbeitern, die Aufgaben übernommen haben, bereits am Vortag oder früher. Dann können Sie hier im Teammeeting die noch offenen Punkte kurz zusammenfassen, ebenso wie die bereits geschafften Schritte. 
  4. Nun können Sie an die Tops gehen, für die Sie dieses Teammeeting einberufen haben. Diese Tops sollten bereits allen bekannt sein, so dass die Mitarbeitenden vorbereitet sind 
    und Sie sich auf die Moderation konzentrieren können: Wer hat zu den Tops Anmerkungen? Wer meldet sich? Wer geht unter? Wer ist ruhig und bringt sich wenig ein? Stellen Sie Fragen, bei denen sich alle beteiligen müssen und fordern Sie reihum Meinungen ein. Gerade in online-Meetings kann es sonst schnell passieren, dass stille Teammitglieder abtauchen und sich immer mehr zurückziehen.
    Achten Sie auch auf die Mimik der Teammitglieder: Bei wem werden Sie aus der Mimik gerade nicht schlau und möchten nochmal nachfragen, was er oder sie gerade denkt? Fragen Sie aktiv nach! Und wenn Sie eine Störung oder ein Störgefühl wahrnehmen - klären Sie es möglichst zeitnah nach dem Teammeeting in einem Video-Call, so wie sie es sonst persönlich auch in der Teeküche oder beim Verlassen des Meetingraums machen würden. 
  5. Möchten Sie die Teamrunde positiv beenden? Was in welchem Team gut ankommt, ist oft sehr unterschiedlich. Es gibt Teams, in denen abwechselnd ein kleines Spiel oder eine kleine Geschichte vorbereitet wird. andere gehen in eine gemeinsame Kaffeepause über - und jede holt aus der eigenen Küche eine Leckerei, die online zwar leider nicht geteilt werden kann, aber doch zu Gesprächen anregt. Ich setze gerne eine "warme Dusche" ein, v.a., wenn ein Teilnehmer gerade etwas erschöpft ist: Quer Beet dürfen dann alle sagen, was sie an der Person schätzen - das gibt Energie und bewirkt zugleich, dass sich der Blick auf Positives richtet, was auch Konflikte entschärfen und ein gegenseitiges Verständnis fördern kann.
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